Erste Schritte

Das erste Setup für den perfekten Start

Hier erfährst du kurz und knapp, wie du boxanize° in nur wenigen Minuten startklar machst. Du musst dich dazu in den Bereich Einstellungen / Zahnrad begeben:

Allgemeine Einstellungen

In den allgemeinen Einstellungen kannst du grundlegende Einstellungen vornehmen. Bist du ein Kleinunternehmen nach § 19? Dann kannst du die Checkbox anwählen. Außerdem lassen sich Standard-Texte für verschiedene Office-Dokumente anpassen.

Allgemeine Einstellungen in boxanize° mit der Checkbox für Kleinunternehmen nach § 19 und den Standard-Texten auf Office-Dokumenten

Kategorien anlegen

Kategorien sind sehr wichtig innerhalb von boxanize°. Du kannst Aufgaben einer Kategorie zuweisen. Du kannst Artikel einer Kategorie zuweisen. Somit kannst du Auswertungen von Zeit und Ertrag erstellen und erhältst eine gute Übersicht. Erstelle Kategorien für Dienstleistungen, die du erbringst (z. B. Gestaltung, Programmierung, Aufmaß etc.), und / oder für Artikel (z. B. Drucksachen, Metallwaren, Lizenzen etc.). Du kannst auch bestimmen, ob eine Kategorie als "ToDo Kategorie" angezeigt werden soll, dann wird diese bei Aufgaben / ToDo zur Auswahl gestellt.

Kategorien in boxanize°: Gestaltung, Konzeption, Lizenz und Programmierung mit ihrer Farbe, drei davon als ToDo-Kategorie markiert

Dokumentvorlagen

In den Dokumentvorlagen kannst du festlegen, wie dein Briefpapier aussehen soll. Dazu lädst du am besten einen Header für die erste Seite hoch. Das Format sollte 1400 x 300 px sein (png, jpg). Du kannst optional dasselbe oder ein anderes Bild für Folgeseiten hochladen. Als Absender gibst du deine Firmenadresse ein. Dann kannst du noch weitere Kontaktinformationen anzeigen lassen. Du hast die Möglichkeit, diese rechts oben und / oder in 4 Zeilen unten anzubringen.

Bearbeiten einer Dokumentvorlage in boxanize° mit Headerbild für Titelseite und Folgeseiten, Absender und Kontaktinformationen

E-Mail-Einstellungen

In den E-Mail-Einstellungen kannst du deine E-Mail-Daten eingeben. Dadurch werden E-Mails korrekt mit deiner E-Mail-Adresse versandt. Wenn du das nicht machst, ist das aber auch nicht schlimm - boxanize° versendet E-Mails trotzdem mit einer eigenen System-E-Mail-Adresse für dich.

E-Mail-Einstellungen in boxanize° mit Absenderadresse, Fußzeile und den Zugangsdaten für den eigenen SMTP-Server

Mitarbeiter einladen

Fast geschafft! Damit du boxanize° optimal im Team nutzen kannst, solltest du noch Mitarbeiter einladen. Das geht natürlich ganz einfach unter dem Menüpunkt "Mitarbeiter". Über das "+" kannst du neue Mitarbeiter anlegen - diese erhalten dann automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail.

Mitarbeiterliste in boxanize° mit Name und Rolle, oben rechts das Plus zum Anlegen neuer Mitarbeiter

Hast du noch Fragen oder benötigst Hilfe bei der Einrichtung? Dann melde dich einfach bei uns!