Der Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), in Kraft getreten im Juli 2023, ist eine wesentliche rechtliche Entwicklung in Deutschland. Es ist die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie und hat das Ziel, Personen zu schützen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis von Verstößen erlangen und diese melden. Das Gesetz verbietet jede Art von Repressalien gegen Whistleblower und verpflichtet Unternehmen, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten. Diese Regelungen reflektieren einen wichtigen Schritt hin zu mehr Transparenz und Rechtmäßigkeit in Organisationen und bieten einen umfassenden Schutz für Personen, die Missstände aufdecken

Wer gilt als Hinweisgeber? Ein Überblick über geschützte Personen

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) bietet einen weitgefassten Schutz für Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangen und diese melden. Geschützt sind nicht nur aktuelle und ehemalige Beschäftigte, Stellenbewerber und Praktikanten, sondern auch Leiharbeitnehmer. Selbstständige, Freiberufler, Auftragnehmer, Unterauftragnehmer, Lieferanten und deren Mitarbeiter sowie Anteilseigner und Mitglieder von Leitungsgremien fallen ebenfalls unter den Schutz. Interessanterweise können Unternehmen entscheiden, ob ihr Meldeverfahren auch Personen, die in Kontakt zum Unternehmen stehen, aber nicht direkt beschäftigt sind, offensteht. Der Schutz erstreckt sich zudem auf Personen, die Hinweisgeber unterstützen oder in anderer Weise von der Meldung betroffen sind.

Verstöße und Meldungen: Was deckt das Gesetz (HinSchG) ab

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) deckt ein breites Spektrum an Verstößen ab, die von Hinweisgebern gemeldet werden können. Dazu zählen Verstöße gegen Strafvorschriften, die jede Strafnorm nach deutschem Recht umfassen, sowie Ordnungswidrigkeiten, die den Schutz von Leben, Gesundheit, Rechten von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane betreffen, wie z.B. Arbeits- und Gesundheitsschutz oder das Mindestlohngesetz. Weiterhin sind Verstöße gegen Bundes- und Landesrecht, die zur Umsetzung bestimmter EU-Regelungen dienen, sowie gegen direkt geltende EU-Rechtsakte in verschiedenen Bereichen wie Geldwäschebekämpfung, Produktsicherheit, Umwelt- und Strahlenschutz abgedeckt. Zuletzt wurde der Anwendungsbereich auf Äußerungen von Beamten, die gegen die Pflicht zur Verfassungstreue verstoßen, ausgeweitet. Wichtig ist, dass sich die gemeldeten Verstöße auf den Arbeitgeber oder eine andere beruflich relevante Stelle beziehen.

Implementierung von internen Meldekanälen: Eine Anleitung für Unternehmen

Bei der Implementierung interner Meldekanäle im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sollten Unternehmen verschiedene Aspekte beachten:

• Meldekanäle und Meldungsformen: Interne Meldekanäle sollten Meldungen in mündlicher oder in Textform sowie auf Wunsch in persönlicher Weise ermöglichen. Dazu können IT-gestützte Hinweisgebersysteme, E-Mail-Adressen, Whistleblower-Hotlines oder Anrufbeantwortersysteme gehören. Unternehmen sind nicht verpflichtet, anonyme Meldekanäle einzurichten, sollten aber anonyme Meldungen bearbeiten.
• Vertraulichkeit des Hinweisgebers: Die Vertraulichkeit des Hinweisgebers und Dritter muss gewährleistet sein. Dies beinhaltet die Wahrung der Identität der hinweisgebenden Person und der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind.
• Zuständigkeit und Zugriffsrechte: Die Zuständigkeit für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen muss innerhalb des Unternehmens klar bestimmt werden, wobei die Zugriffsrechte sehr eingeschränkt sein sollten.
• Bearbeitungsfristen: Innerhalb von 7 Tagen nach Eingang muss dem Hinweisgeber der Erhalt seiner Meldung bestätigt werden. Innerhalb von 3 Monaten müssen Informationen über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen kommuniziert werden.
• Folgemaßnahmen: Das Unternehmen muss angemessene Maßnahmen ergreifen, wie die Einleitung interner Nachforschungen oder das Ergreifen von Maßnahmen zur Behebung des Problems.
• Dokumentation und Datenaufbewahrung: Alle eingehenden Meldungen müssen dokumentiert und die Daten entsprechend aufbewahrt werden, wobei die Vertraulichkeitspflichten einzuhalten sind​

Anonyme Meldungen durch eine Whistleblower Software

Für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes bieten spezielle Softwarelösungen eine effiziente und sichere Möglichkeit, anonyme Meldungen von Whistleblowern entgegenzunehmen. Solche Whistleblower-Softwaresysteme sind darauf ausgelegt, den Unternehmen zu helfen, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, indem sie eine Plattform bereitstellen, auf der Mitarbeiter und andere Beteiligte vertraulich und auf Wunsch anonym Missstände melden können.

Diese Systeme zeichnen sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit und die Gewährleistung von Anonymität und Datenschutz aus. Sie ermöglichen es den Hinweisgebern, ihre Bedenken ohne Angst vor Vergeltung zu äußern. Die Software stellt sicher, dass die Identität des Hinweisgebers geschützt bleibt, während gleichzeitig die übermittelten Informationen sorgfältig und professionell bearbeitet werden. Durch die Implementierung einer Whistleblower-Software können Unternehmen nicht nur ihre gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen, sondern auch eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens fördern. Sie bieten einen sicheren Kanal, durch den potenzielle Missstände und Probleme frühzeitig erkannt und angegangen werden können, was letztendlich zur Verbesserung der Unternehmensintegrität und -compliance beiträgt.

Die Whistleblower-Box unterstützt Sie bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes

Die "Whistleblower-Box" (https://whistleblower-box.de/) ist unser Partner für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Diese Softwarelösung ist speziell dafür entwickelt worden, Unternehmen bei der Einrichtung eines sicheren und effektiven Hinweisgebersystems zu unterstützen. Sie besitzt unter anderem Funktionen wie einfachem Meldungsmanagement, anonymen Kommunikationsmöglichkeiten und der Fähigkeit, Maßnahmen zu protokollieren. Dadurch wird es ermöglicht, dass Mitarbeiter, Lieferanten oder andere involvierte Personen vertraulich und auf Wunsch anonym Missstände melden können. Die Software hilft nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Fristen, sondern gewährleistet auch Datenschutz. Sie bietet ein übersichtliches System für die Verwaltung von Meldungen. Dadurch wird ein effektiver Schutz von Hinweisgebern erreicht. Dabei werden gleichzeitig rechtliche und ethische Standards in unternehmen eingehalten.

Welche Unternehmen sind zur Einrichtung eines Hinweisgeberschutzsystems verpflichtet?

Unternehmen, die den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) folgen müssen, umfassen eine breite Palette von Organisationen. Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten sind verpflichtet, interne Meldekanäle bis spätestens Juli 2023 einzurichten. Dies gilt auch für Unternehmen in bestimmten Branchen, unabhängig von der Mitarbeiterzahl, wie Finanzdienstleistungs- oder Versicherungsunternehmen. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten ist eine verlängerte Frist bis 17. Dezember 2023 vorgesehen. Diese Unternehmen dürfen gemeinsame Meldestellen betreiben. Kleine Unternehmen mit bis zu 49 Beschäftigten sind zwar von der Pflicht zur Einrichtung eines internen Meldekanals ausgenommen, jedoch gelten die Schutzvorschriften des HinSchG, insbesondere der Schutz vor Repressalien, auch in diesen Unternehmen.