Die Verbindung von CRM und dem Kontaktformular auf Ihrer Website hat große Vorteile. So kann die Übertragung der Nachricht sicher und garantiert erfolgen. Dies ist bei reinen Übertragungen per E-Mail nicht immer gewährleistet. Auch die Zuordnung der Nachricht an den richtigen Empfänger kann in einem CRM gelöst werden. Und Bewerbungen, die über ein Formular auf ihrer Webseite abgeschickt werden, können teilweise in CRM Systemen abgearbeitet werden. Gerade Bewerbungen unterliegen dabei anderen gesetzlichen Bestimmungen als herkömmliche Nachrichten.
Garantierte Übertragung der Nachricht aus einem Website Kontaktformular
Werden über die Website Kontaktformulare ausgefüllt, müssen diese noch übertragen werden. In den allermeisten Fällen geschieht dies über eine herkömmliche E-Mail. Ein großes Problem dabei ist, dass es nicht sichergestellt sein kann, dass die E-Mail bei Ihnen im Postfach auch ankommt. Bei dem Versand mit einer herkömmlichen E-Mail wird keine Bestätigung zurück an die Website geschickt. So kann ein User das Kontaktformular ausfüllen und absenden und erhält anschließend eine Bestätigung über den Versand seiner Anfrage. Tatsächlich könnte die E-Mail aber auf dem Weg zu Ihnen durch Störungen wie Serverausfälle oder Probleme mit E-Mail-Konnten nicht ankommen. Dies kann sehr ärgerlich sein, da die Anfrage des Users somit nicht beantwortet wird. Bei der Übermittlung in ein CRM System erfolgt dabei die Übertragung per API. Mithilfe dieser API beziehungsweise Schnittstelle kann der Erhalt der Nachricht zurück bestätigt werden. Das bedeutet, dass der User beim Absenden des Kontaktformulars eine Nachricht erhält, die nur dann positiv ausfällt, wenn das CRM den Erhalt auch bestätigt hat. Natürlich geschieht dies in Millisekunden. Der User muss also nicht auf seine Bestätigung „warten“. Mit diesem Verfahren, können Sie die Übertragung der Nachricht somit garantieren. Dies hilft bei der Servicequalität und einer besseren Kundenbeziehung.
Anfragen von Webformularen den richtigen Kontakten im CRM zuweisen
Auf einer Website können sich mehrere Kontaktformulare befinden. So könnte es zum Beispiel allgemeine Anfragen unter dem Menüpunkt „Kontakt“ geben. Auch Supportanfragen können über Webformulare gelöst sein. Außerdem kommen noch Spezialformulare wie Produktanfragen oder Anforderung von Informationsmaterial zum Einsatz. All diese Anfragen werden häufig lediglich per E-Mail an den zuständigen Mitarbeiter innerhalb einer Firma versandt. Die Anfragen müssen dann in ein Verwaltungssystem eingetragen werden. Aus der Praxis wissen wir, dass dies oft nicht ordentlich erledigt wird. Hier kann eine direkte Übertragung per Schnittstelle in das CRM vorteilhaft sein. Ist die Anfrage einmal im CRM, kann sie einzelnen Kontakten (Unternehmen oder Personen) direkt zugeordnet werden. eine weitere Bearbeitung kann dann direkt im CRM per Aufgaben beziehungsweise ToDo an die zuständigen Mitarbeiter verteilt werden. Durch dieses Vorgehen werden sämtliche Anfragen korrekt erfasst und sind nachvollziehbar. Die Schnittstelle in das CRM ist dabei oft sehr einfach zu lösen. So bieten die meisten CRM Hersteller eine einfache Konfiguration eines Kontaktformulars an. Dieses konfigurierte Kontaktformular kann anschließend auf Ihrer Website platziert werden. Mit der Konfiguration des Formulars werden zugleich auch die korrekten Felder innerhalb des CRM verbunden. Trägt beispielsweise ein User seinen Vor- und Nachnamen in das jeweilige Feld im Kontaktformular ein, so wird es im CRM auch direkt richtig interpretiert. Dadurch kann aus einer Anfrage per Knopfdruck sofort eine Person angelegt werden. Bei dieser Person ist dann natürlich auch gleich die Anfrage hinterlegt. Dies schafft Transparenz, Struktur und ein effizientes Arbeiten.
Mit boxanize* CRM können Sie Kontaktanfragen effektiv verwalten
Mit boxanize* CRM können Sie Anfragen aus Formularen perfekt verwalten. Die Übertragung erfolgt per Schnittstelle, wodurch sichergestellt ist, dass die Nachricht auch tatsächlich übertragen wurde. Eingehende Nachrichten können Sie direkt einem Unternehmen oder einer Person innerhalb des CRM zuordnen. Natürlich können Sie aus einer Nachricht heraus auch ein Unternehmen oder eine Person anlegen. Gerne beraten wir Sie in einem Telefonat oder Video-Meeting über unsere Möglichkeiten.