In der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt ist es sehr wichtig, Kundenbeziehungen effizient zu verwalten. Hier kommt boxanize° ins Spiel: dein Cloud-basiertes CRM-System aus Deutschland. Dieses übersichtliche CRM (Customer-Relationship-Management) bietet nicht nur eine nahtlose Integration und einfache Handhabung, sondern gewährleistet auch Datensicherheit und Compliance nach deutschen Standards. In diesem Artikel zeigen wir, wie boxanize° dein Unternehmen verbessert. Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche und intuitiven Lösungen ist boxanize° mehr als nur ein CRM-System; es ist ein wesentlicher Partner im digitalen Zeitalter.

In boxanize° lassen sich übrigens auch Projekte hervorragend verwalten. Und mit der Office-Funktion kannst du Angebote und Rechnungen schreiben. Die Entwicklung und das Hosting erfolgt dabei komplett in Deutschland.

boxanize° wird in Deutschland entwickelt

Die Entwicklung von boxanize° erfolgt in Deutschland. Es gibt viele CRM-Anbieter - aber die meisten Systeme werden in den USA entwickelt. Made in Germany steht traditionell für Qualität und Präzision. Genau das wollen wir bei boxanize° auch dir bieten. Wir entwickeln unser Marketing-System mit den neuesten Techniken und einem sauberen Programmiercode. Durch diese Art der Programmierung können wir die Einhaltung strenger Datenschutzrichtlinien garantieren. Dieses lokale Entwicklungsmodell ermöglicht es uns außerdem, direkt auf die Bedürfnisse und Feedbacks der Nutzer einzugehen. Gleichzeitig stellen wir einen hohen Grad an Datensicherheit und Compliance sicher.

Auch bei individuellen Anforderungen können wir auf die Wünsche unserer Nutzer eingehen. Unsere Lösung ist anpassbar und kann auf Wunsch durch Erweiterungen ergänzt werden. Dadurch können noch individueller auf die Anforderungen eingehen. Durch die Entwicklung in Deutschland sind Umsetzung und Kommunikation einfacher und schneller.

Die CRM-Software mit dem einfachsten Kundenmanagement

boxanize° hebt sich als CRM-Software durch sein unkompliziertes Kundenmanagement hervor. Diese Eigenschaft macht es besonders attraktiv für Unternehmen (KMU), die eine einfache Verwaltung ihrer Kundenbeziehungen anstreben. Mit boxanize° können Nutzer mühelos Kundeninformationen verwalten. In der Kundenhistorie werden alle Vorgänge festgehalten. Auch für das Marketing kann boxanize° hervorragend eingesetzt werden. Der Schwerpunkt liegt aber in der Verwaltung von Kundenbeziehungen. Dazu zählen beispielsweise die Erfassung von E-Mails, Telefonaten oder Terminen. Sämtliche Daten können schnell abgerufen werden - auch mobil. Darüber hinaus ermöglicht die intuitive Benutzeroberfläche von boxanize° selbst CRM-Neulingen einen schnellen Einstieg.

Projektmanagement und Rechnungsstellung

Mit boxanize° hast du nicht nur ein CRM-System. Mit unserer Software kannst du auch Projekte verwalten und Angebote und Rechnungen erstellen. Gerade für mittlere Unternehmen sind dies sehr nützliche Funktionen. Mit boxanize° kannst du also deine "Sales" auch gleich abrechnen. Gerade für Unternehmen die projektbasiert arbeiten ist die besonders wichtig. Zu unseren Kunden zählen z.B. Handwerksbetriebe, Photovoltaik-Betriebe, Agenturen und Dienstleister.

Gerade bei der Zusammenarbeit kann unser System punkten. Im Mittelpunkt stehen dabei Aufgaben (ToDo). Diese können angelegt und einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Eine Aufgabe bezieht sich dabei auf ein Projekt, ein Unternehmen und / oder eine Person. Auf dem Dashboard erscheinen die fälligen Aufgaben. Dadurch hast du maximale Übersicht. boxanize° ist somit kein reines CRM sondern auch ein ERP-System das für KMU (kleine und mittelständische Unternehmen) besonders gut geeignet ist.

Durch das übersichtliche Dashboard können Aufgaben einfach eingesehen werden. Rechnungen kannst du direkt aus dem System versenden. mit diesen Features kannst du zahlreiche Aufgaben automatisieren. Auch kannst du mit boxanize° Workflows in deinen Arbeitsalltag integrieren. Das alles macht Zusammenarbeit einfach und übersichtlich. Probiere unsere Software doch einfach kostenlos aus!

Das CRM-System mit dem Sie Ihre Kontakte auch mobil managen

boxanize° wurde auch für mobile Endgeräte entwickelt. In der heutigen Geschäftswelt ist es sehr wichtig, seine Kontakte und Kundenbeziehungen auch unterwegs zu verwalten. Mit unserer mobilen Anwendung, die auf verschiedenen Endgeräten reibungslos funktioniert, kannst du jederzeit auf wichtige Kundeninformationen zugreifen. boxanize° verbindet somit die Vorteile eines umfassenden CRM-Systems mit der Freiheit und Flexibilität, die das mobile Arbeiten bietet. Somit eignet es sich auch ausgezeichnet für den Vertrieb. Denn gerade hier müssen Informationen oft von unterwegs abgerufen werden.

boxanize° wird in der Cloud und in Deutschland gehostet

boxanize° wird in der Cloud gehostet. Der Standort in Deutschland bietet einen doppelten Vorteil. Erstens ermöglicht die Cloud-Hosting-Lösung den Nutzern einen flexiblen und ortsunabhängigen Zugriff auf ihre CRM-Daten. Dies bedeutet, dass Sie jederzeit und von überall aus auf wichtige Kundeninformationen, Analysen und Tools zugreifen können, solange Sie eine Internetverbindung haben.

Zweitens bietet das Hosting in Deutschland einen Vorteil in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit. Deutschland ist bekannt für seine strengen Datenschutzgesetze. Sie gehören zu den strengsten in der Welt. Durch die Speicherung deiner Daten in deutschen Rechenzentren profitierst du von diesen hohen Datenschutzstandards. Das bedeutet, dass deine Kundendaten und andere sensible Informationen unter dem Schutz der deutschen Datenschutzgesetze stehen. Das ist insbesondere für Unternehmen, die in Europa tätig sind oder europäische Kunden haben, von großer Bedeutung.

Diese Kombination aus Cloud-Flexibilität und strengen deutschen Datenschutzbestimmungen macht boxanize° zu einer attraktiven CRM-Lösung für Unternehmen.

Deutscher Support für deine Fragen

boxanize° bietet einen weiteren entscheidenden Vorteil: Kundensupport auf Deutsch. Dieser lokalisierte Support ist besonders für deutschsprachige Nutzer von großem Nutzen. Er ermöglicht eine einfache Kommunikation bei jeglichen Anfragen oder Problemen. Der deutschsprachige Support stellt sicher, dass es keine sprachlichen Barrieren gibt. Für Unternehmen in Deutschland oder in anderen deutschsprachigen Regionen bedeutet dies, dass sie schnelle und präzise Antworten erhalten.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), in Kraft getreten im Juli 2023, ist eine wesentliche rechtliche Entwicklung in Deutschland. Es ist die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie und hat das Ziel, Personen zu schützen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis von Verstößen erlangen und diese melden. Das Gesetz verbietet jede Art von Repressalien gegen Whistleblower und verpflichtet Unternehmen, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten. Diese Regelungen reflektieren einen wichtigen Schritt hin zu mehr Transparenz und Rechtmäßigkeit in Organisationen und bieten einen umfassenden Schutz für Personen, die Missstände aufdecken

Wer gilt als Hinweisgeber? Ein Überblick über geschützte Personen

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) bietet einen weitgefassten Schutz für Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangen und diese melden. Geschützt sind nicht nur aktuelle und ehemalige Beschäftigte, Stellenbewerber und Praktikanten, sondern auch Leiharbeitnehmer. Selbstständige, Freiberufler, Auftragnehmer, Unterauftragnehmer, Lieferanten und deren Mitarbeiter sowie Anteilseigner und Mitglieder von Leitungsgremien fallen ebenfalls unter den Schutz. Interessanterweise können Unternehmen entscheiden, ob ihr Meldeverfahren auch Personen, die in Kontakt zum Unternehmen stehen, aber nicht direkt beschäftigt sind, offensteht. Der Schutz erstreckt sich zudem auf Personen, die Hinweisgeber unterstützen oder in anderer Weise von der Meldung betroffen sind.

Verstöße und Meldungen: Was deckt das Gesetz (HinSchG) ab

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) deckt ein breites Spektrum an Verstößen ab, die von Hinweisgebern gemeldet werden können. Dazu zählen Verstöße gegen Strafvorschriften, die jede Strafnorm nach deutschem Recht umfassen, sowie Ordnungswidrigkeiten, die den Schutz von Leben, Gesundheit, Rechten von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane betreffen, wie z.B. Arbeits- und Gesundheitsschutz oder das Mindestlohngesetz. Weiterhin sind Verstöße gegen Bundes- und Landesrecht, die zur Umsetzung bestimmter EU-Regelungen dienen, sowie gegen direkt geltende EU-Rechtsakte in verschiedenen Bereichen wie Geldwäschebekämpfung, Produktsicherheit, Umwelt- und Strahlenschutz abgedeckt. Zuletzt wurde der Anwendungsbereich auf Äußerungen von Beamten, die gegen die Pflicht zur Verfassungstreue verstoßen, ausgeweitet. Wichtig ist, dass sich die gemeldeten Verstöße auf den Arbeitgeber oder eine andere beruflich relevante Stelle beziehen.

Implementierung von internen Meldekanälen: Eine Anleitung für Unternehmen

Bei der Implementierung interner Meldekanäle im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sollten Unternehmen verschiedene Aspekte beachten:

• Meldekanäle und Meldungsformen: Interne Meldekanäle sollten Meldungen in mündlicher oder in Textform sowie auf Wunsch in persönlicher Weise ermöglichen. Dazu können IT-gestützte Hinweisgebersysteme, E-Mail-Adressen, Whistleblower-Hotlines oder Anrufbeantwortersysteme gehören. Unternehmen sind nicht verpflichtet, anonyme Meldekanäle einzurichten, sollten aber anonyme Meldungen bearbeiten.
• Vertraulichkeit des Hinweisgebers: Die Vertraulichkeit des Hinweisgebers und Dritter muss gewährleistet sein. Dies beinhaltet die Wahrung der Identität der hinweisgebenden Person und der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind.
• Zuständigkeit und Zugriffsrechte: Die Zuständigkeit für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen muss innerhalb des Unternehmens klar bestimmt werden, wobei die Zugriffsrechte sehr eingeschränkt sein sollten.
• Bearbeitungsfristen: Innerhalb von 7 Tagen nach Eingang muss dem Hinweisgeber der Erhalt seiner Meldung bestätigt werden. Innerhalb von 3 Monaten müssen Informationen über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen kommuniziert werden.
• Folgemaßnahmen: Das Unternehmen muss angemessene Maßnahmen ergreifen, wie die Einleitung interner Nachforschungen oder das Ergreifen von Maßnahmen zur Behebung des Problems.
• Dokumentation und Datenaufbewahrung: Alle eingehenden Meldungen müssen dokumentiert und die Daten entsprechend aufbewahrt werden, wobei die Vertraulichkeitspflichten einzuhalten sind​

Anonyme Meldungen durch eine Whistleblower Software

Für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes bieten spezielle Softwarelösungen eine effiziente und sichere Möglichkeit, anonyme Meldungen von Whistleblowern entgegenzunehmen. Solche Whistleblower-Softwaresysteme sind darauf ausgelegt, den Unternehmen zu helfen, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, indem sie eine Plattform bereitstellen, auf der Mitarbeiter und andere Beteiligte vertraulich und auf Wunsch anonym Missstände melden können.

Diese Systeme zeichnen sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit und die Gewährleistung von Anonymität und Datenschutz aus. Sie ermöglichen es den Hinweisgebern, ihre Bedenken ohne Angst vor Vergeltung zu äußern. Die Software stellt sicher, dass die Identität des Hinweisgebers geschützt bleibt, während gleichzeitig die übermittelten Informationen sorgfältig und professionell bearbeitet werden. Durch die Implementierung einer Whistleblower-Software können Unternehmen nicht nur ihre gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen, sondern auch eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens fördern. Sie bieten einen sicheren Kanal, durch den potenzielle Missstände und Probleme frühzeitig erkannt und angegangen werden können, was letztendlich zur Verbesserung der Unternehmensintegrität und -compliance beiträgt.

Die Whistleblower-Box unterstützt Sie bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes

Die "Whistleblower-Box" (https://whistleblower-box.de/) ist unser Partner für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Diese Softwarelösung ist speziell dafür entwickelt worden, Unternehmen bei der Einrichtung eines sicheren und effektiven Hinweisgebersystems zu unterstützen. Sie besitzt unter anderem Funktionen wie einfachem Meldungsmanagement, anonymen Kommunikationsmöglichkeiten und der Fähigkeit, Maßnahmen zu protokollieren. Dadurch wird es ermöglicht, dass Mitarbeiter, Lieferanten oder andere involvierte Personen vertraulich und auf Wunsch anonym Missstände melden können. Die Software hilft nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Fristen, sondern gewährleistet auch Datenschutz. Sie bietet ein übersichtliches System für die Verwaltung von Meldungen. Dadurch wird ein effektiver Schutz von Hinweisgebern erreicht. Dabei werden gleichzeitig rechtliche und ethische Standards in unternehmen eingehalten.

Welche Unternehmen sind zur Einrichtung eines Hinweisgeberschutzsystems verpflichtet?

Unternehmen, die den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) folgen müssen, umfassen eine breite Palette von Organisationen. Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten sind verpflichtet, interne Meldekanäle bis spätestens Juli 2023 einzurichten. Dies gilt auch für Unternehmen in bestimmten Branchen, unabhängig von der Mitarbeiterzahl, wie Finanzdienstleistungs- oder Versicherungsunternehmen. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten ist eine verlängerte Frist bis 17. Dezember 2023 vorgesehen. Diese Unternehmen dürfen gemeinsame Meldestellen betreiben. Kleine Unternehmen mit bis zu 49 Beschäftigten sind zwar von der Pflicht zur Einrichtung eines internen Meldekanals ausgenommen, jedoch gelten die Schutzvorschriften des HinSchG, insbesondere der Schutz vor Repressalien, auch in diesen Unternehmen.

In der heutigen digitalen Welt sind Hosting-Dienste unverzichtbar geworden. Egal, ob du ein Freelancer bist oder eine Werbeagentur leitest - die Verwaltung deiner Hostinggebühren sollte absolut einfach und automatisiert erfolgen. Eine automatische Abrechnung dieser Gebühren ist absolut sinnvoll, denn dies erspart dir Zeit und Mühe. In diesem Beitrag erfährst du, warum Hostinggebühren automatisch abgerechnet werden sollten und welche 10 wichtigen Punkte dabei zu beachten sind. Außerdem stellen wir Ihnen unsere Software boxanize* vor, die dir dabei hilft, deine Hostinggebühren und Wartungspläne bequem abzurechnen.

Warum Hostinggebühren automatisch abgerechnet werden sollten:

• Zeitersparnis: Eine automatische Rechnung erstellen zu lassen, bedeutet, dass du dich nicht mehr um manuelle Rechnungsprozesse kümmern musst. Du sparst Zeit, die du stattdessen in deine Geschäftsentwicklung investieren kannst.
• Fehlerreduktion: Manuelle Rechnungsprozesse können fehleranfällig sein. Automatische Abrechnungssysteme reduzieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und sorgen für genauere Abrechnungen.
• Flexibilität: Mit automatischer Abrechnung können Hostinganbieter verschiedene Abrechnungsmodelle anbieten, wie zum Beispiel monatliche, jährliche oder nutzungsabhängige Pläne.
• Skalierbarkeit: Automatische Abrechnungssysteme sind skalierbar und können leicht angepasst werden, um das Wachstum deines Unternehmens zu unterstützen.
• Vereinfachung der Buchhaltung: Eine automatische Rechnung erstellen zu lassen, erleichtert die Buchführung und sorgt für eine bessere Übersicht über deine Finanzen.
• Pünktliche Zahlungen: Automatische Abrechnungen sorgen dafür, dass deine Kunden rechtzeitig zahlen, da die Rechnungen automatisch generiert und verschickt werden.
• Verbesserung der Kundenbeziehungen: Ein automatisches Abrechnungssystem ermöglicht es dir, deinen Kunden einen besseren Service zu bieten, indem du ihnen regelmäßige und genaue Rechnungen zur Verfügung stellst.
• Einfache Integration: Automatische Abrechnungssysteme lassen sich oft leicht in bestehende Softwarelösungen integrieren, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. In boxanize* ist die Abo-Rechnung fest integriert und kann zu jedem Projekt angelegt werden.
• Umweltfreundlichkeit: Durch die Nutzung von automatischen Abrechnungssystemen reduzierst du den Papierverbrauch und leisten so einen Beitrag zum Umweltschutz. Automatisierte Rechnungen werden meist per E-Mail versandt.
• Sicherheit: Moderne automatische Abrechnungssysteme bieten hohe Sicherheitsstandards, um deine Daten und die deiner Kunden zu schützen.

Die Zeiterspartnis durch automatische Abo-Rechnungen wird dich begeistern

Stell dir vor, du könntest den gesamten Prozess der Rechnungsstellung und des Versands automatisieren und so wertvolle Zeit sparen. Mit der Automatisierung von Rechnungen sparst du nicht nur Zeit, sondern erlebst auch einen reibungsloseren und effizienteren Arbeitsablauf. Sobald du einmal deine Rechnungen automatisiert per E-Mail verschickt hast, wirst du diese Funktion nie wieder missen wollen.

Der automatische Versand von Rechnungen gegenüber Rechnungen mit manueller Freigabe kann dir erheblich Zeit einsparen. Die genaue Zeitersparnis hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Anzahl der Rechnungen, die du normalerweise erstellst, der Komplexität der Abrechnung und der Effizienz deiner bisherigen manuellen Prozesse. Dennoch ist es nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen durch die Automatisierung ihrer Rechnungsstellung und des Versands bis zu 90% ihrer Zeit einsparen können.

Neben der Zeitersparnis bietet die Automatisierung von Rechnungen per E-Mail auch weitere Vorteile, wie zum Beispiel:

• Reduzierung von Fehlern: Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung werden menschliche Fehler minimiert, was zu genaueren und konsistenteren Rechnungen führt.
• Verbesserung der Nachverfolgung: Automatisierte Rechnungen sind leichter zu verfolgen und zu verwalten, was den gesamten Abrechnungsprozess übersichtlicher macht.
• Beschleunigung der Zahlungsabwicklung: Da automatisierte Rechnungen sofort erstellt und verschickt werden, erhalten deine Kunden sie schneller und zahlen dementsprechend auch eher.

Sobald du den Komfort der automatischen Rechnungsstellung und des Versands per E-Mail in boxanize* erlebt hast, möchtest du diese Funktion sicherlich nicht mehr missen. Schließlich ermöglicht sie dir, dich auf andere wichtige Aspekte deines Geschäfts zu konzentrieren und trägt dazu bei, dein Unternehmen noch erfolgreicher zu machen.

Anforderungen an wiederkehrende Rechnungen

Wenn du Abo-Rechnungen erstellen möchtest, solltest du einige grundlegende Anforderungen beachten, um sicherzustellen, dass die Rechnungen sowohl für dich als auch für deine Kunden verständlich und rechtlich korrekt sind. Hier sind die wichtigsten Anforderungen, die du bei der Erstellung von Abo-Rechnungen berücksichtigen solltest:

• Vollständige Absenderangaben: Stelle sicher, dass deine Rechnungen deinen vollständigen Namen oder Firmennamen, die Adresse und die Kontaktdaten enthalten.
• Kundeninformationen: Gib die vollständigen Informationen deines Kunden an, einschließlich Name oder Firmenname, Adresse und ggf. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern zutreffend).
• Rechnungsnummer: Jede Abo-Rechnung sollte eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer enthalten, um eine lückenlose Nachverfolgung und Archivierung zu gewährleisten.
• Rechnungsdatum: Trage das Datum ein, an dem die Rechnung erstellt wurde.
• Leistungszeitraum: Gib den Zeitraum an, für den die Abo-Gebühr gilt (z. B. monatlich, vierteljährlich, jährlich).
• Leistungsbeschreibung: Beschreibe die Leistungen, die im Rahmen des Abonnements erbracht werden, so genau wie möglich.
• Rechnungsbetrag und Währung: Stelle den zu zahlenden Betrag und die Währung klar dar.
• Steuern: Falls anwendbar, führe die Umsatzsteuer oder andere Steuern separat auf und gebe den entsprechenden Steuersatz an.
• Zahlungsbedingungen: Definiere die Zahlungsbedingungen, wie zum Beispiel das Zahlungsziel oder mögliche Skonti für frühzeitige Zahlungen.
• Zahlungsinformationen: Gib die erforderlichen Informationen für die Zahlung an, wie zum Beispiel Bankverbindung, PayPal-Adresse oder andere Zahlungsdienstleister.
• Ggf. Abo-Kündigungsbedingungen: Informiere deine Kunden über die Kündigungsbedingungen des Abonnements, wie z. B. Kündigungsfristen und -verfahren.

Indem du diese Anforderungen bei der Erstellung deiner Abo-Rechnungen berücksichtigst, stellst du sicher, dass sie sowohl für dich als auch für deine Kunden leicht verständlich sind und den Anforderungen entsprechen. Dies trägt dazu bei, mögliche Missverständnisse zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf der Abrechnung und Zahlung zu gewährleisten.

Achtung: Die Funktion Abo-Rechnung in boxanize* wird gerade entwickelt und steht dir ca. im Dezember 2023 zur Verfügung!