Die E-Rechnung ist jetzt vollständig in boxanize° integriert. Damit kannst du deine Rechnungen direkt in der Software erstellen und im passenden elektronischen Rechnungsformat ausgeben.

Neben der klassischen PDF-Rechnung unterstützt boxanize° das E-Rechnungsformat ZUGFeRD. So bist du optimal auf die zunehmende Digitalisierung der Buchhaltung und die gesetzlichen Anforderungen vorbereitet.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine einfache Rechnung im PDF-Format. Sie enthält alle relevanten Rechnungsinformationen in einer strukturierten und maschinenlesbaren Form.

Dadurch können Buchhaltungs- und ERP-Systeme die enthaltenen Daten automatisch auslesen und weiterverarbeiten. Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Zahlungsbedingungen und weitere Angaben müssen nicht mehr manuell übertragen werden.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt ein einfaches PDF nicht mehr als E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.

ZUGFeRD mit boxanize°

Mit boxanize° kannst du deine Rechnungen direkt im ZUGFeRD-Format erstellen.

ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF-Rechnung mit strukturierten XML-Daten. Der Empfänger kann die Rechnung wie eine gewöhnliche PDF-Datei öffnen. Gleichzeitig können die enthaltenen Rechnungsdaten automatisch in die Buchhaltung übernommen werden.

Damit kombiniert ZUGFeRD eine vertraute Rechnungsdarstellung mit den Vorteilen einer maschinenlesbaren E-Rechnung.

So funktioniert die E-Rechnung in boxanize°

Die Erstellung erfolgt direkt im gewohnten Rechnungsbereich von boxanize°:

• Kunde und Projekt auswählen
• Rechnungspositionen eintragen
• Steuersätze und Zahlungsbedingungen festlegen
• Rechnung erstellen
• E-Rechnung im ZUGFeRD-Format ausgeben
• Rechnung an den Kunden übermitteln

Die erforderlichen Rechnungsdaten werden von boxanize° automatisch strukturiert aufbereitet. Damit musst du keine XML-Dateien selbst erstellen oder zusätzliche Programme verwenden.

Alle Rechnungsdaten an einem Ort

In boxanize° sind Kunden, Projekte, Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen miteinander verbunden.

Dadurch können bereits vorhandene Informationen direkt für die Rechnung verwendet werden. Kundendaten, Anschriften, Positionen und Projektinformationen müssen nicht erneut eingegeben werden.

Das reduziert doppelte Arbeit und hilft dabei, Fehler bei der Rechnungsstellung zu vermeiden.

Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?

Die integrierte E-Rechnung bringt dir mehrere Vorteile:

• ZUGFeRD-Rechnungen direkt erstellen
• keine zusätzliche E-Rechnungssoftware erforderlich
• Rechnungsdaten automatisch strukturiert ausgeben
• manuelle Dateneingaben reduzieren
• Fehler bei der Übertragung vermeiden
• Rechnungen schneller verarbeiten
• Zusammenarbeit mit Kunden und Buchhaltung vereinfachen
• gesetzliche Anforderungen frühzeitig erfüllen

Die strukturierten Rechnungsdaten ermöglichen eine weitgehend medienbruchfreie Weiterverarbeitung. Dadurch müssen die Daten beim Empfänger nicht erneut manuell erfasst werden.

Für wen ist die E-Rechnung relevant?

Die E-Rechnung ist insbesondere für Unternehmen wichtig, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die verpflichtende Ausstellung gelten Übergangsfristen. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen grundsätzlich noch andere Rechnungsformen verwenden. Bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro verlängert sich diese Übergangsfrist bis Ende 2027.

Mit der Integration in boxanize° kannst du die E-Rechnung bereits jetzt einsetzen und deine Prozesse rechtzeitig umstellen.

E-Rechnung und DATEV-Export kombinieren

Zusätzlich zur E-Rechnung bietet boxanize° einen DATEV-EXTF-Export.

Damit kannst du deine Rechnungen als ZUGFeRD-Datei an deine Kunden versenden und anschließend die dazugehörigen Buchungsdaten im DATEV-Format an deine Buchhaltung oder Steuerkanzlei übergeben.

So entsteht ein durchgängiger digitaler Ablauf:

Angebot erstellen – Auftrag verwalten – Rechnung schreiben – E-Rechnung versenden – Buchungsdaten an DATEV übergeben.

Rechnungen einfach digital erstellen

Mit der vollständigen Integration der E-Rechnung wird boxanize° zu einer noch umfassenderen Lösung für deine Abrechnung.

Du verwaltest deine Kunden und Projekte, erstellst Angebote sowie Rechnungen und gibst diese direkt im elektronischen Rechnungsformat aus. Zusätzliche Programme und doppelte Dateneingaben werden dadurch vermieden.

Du möchtest die E-Rechnung mit boxanize° nutzen? Dann registriere dich jetzt oder vereinbare eine persönliche Demo.

Mit boxanize° kannst du Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen zentral erstellen und verwalten. Ab sofort wird auch die Übergabe an die Buchhaltung einfacher: Mit dem neuen DATEV-EXTF-Export kannst du deine Rechnungsdaten im standardisierten DATEV-Format aus boxanize° exportieren.

Die erzeugte Datei kann anschließend durch deine Buchhaltung oder Steuerkanzlei in DATEV-Rechnungswesen importiert werden. Das reduziert manuelle Arbeit und sorgt für einen effizienteren Ablauf zwischen Rechnungsstellung und Finanzbuchhaltung.

Was ist der DATEV-EXTF-Export?

EXTF ist ein standardisiertes DATEV-Format für Daten, die aus einer externen Software stammen. Die Buchungsdaten werden dabei in einer strukturierten CSV-Datei bereitgestellt.

boxanize° bereitet die relevanten Rechnungsdaten entsprechend auf und erstellt daraus eine Exportdatei für die weitere Verarbeitung in DATEV.

Welche Vorteile bietet der DATEV-Export?

Mit der neuen Exportfunktion sparst du Zeit und vermeidest unnötige doppelte Dateneingaben.

Deine Vorteile:

• Rechnungsdaten strukturiert aus boxanize° exportieren
• Übergabe an die Buchhaltung oder Steuerkanzlei vereinfachen
• Manuelle Erfassung von Buchungen reduzieren
• Übertragungsfehler vermeiden
• Abrechnungs- und Buchhaltungsprozesse besser miteinander verbinden
• DATEV-konforme EXTF-Datei mit wenigen Schritten erstellen

So bleiben deine Rechnungen weiterhin übersichtlich in boxanize° gespeichert, während die Buchungsdaten einfach an DATEV übergeben werden können.

Rechnungen direkt in boxanize° erstellen

Mit boxanize° verwaltest du nicht nur deine Kunden und Projekte. Du kannst auch den gesamten Prozess von der Angebotserstellung bis zur Rechnung in einer zentralen Software abbilden.

Dazu gehören unter anderem:

• Angebote erstellen
• Kunden-Auftragsbestätigungen anlegen
• Rechnungen schreiben
• Positionen und Steuersätze verwalten
• Kunden- und Projektdaten miteinander verknüpfen
• Rechnungsstatus übersichtlich verfolgen
• Buchungsdaten für DATEV exportieren

Dadurch musst du Informationen nicht mehr in mehreren unterschiedlichen Programmen pflegen.

So funktioniert der DATEV-Export

Du wählst in boxanize° den gewünschten Zeitraum beziehungsweise die zu exportierenden Rechnungen aus. Anschließend erzeugt boxanize° die entsprechende EXTF-Datei.

Diese Datei kannst du:

• an deine Steuerkanzlei senden,
• deiner internen Buchhaltung bereitstellen oder
• selbst in das eingesetzte DATEV-Rechnungswesen-Programm importieren.

Welche Konten, Buchungsschlüssel und weiteren Angaben benötigt werden, sollte vor der ersten Nutzung mit der zuständigen Buchhaltung oder Steuerkanzlei abgestimmt werden.

Individuelle Einstellungen für dein Unternehmen

Unternehmen und Steuerkanzleien arbeiten teilweise mit unterschiedlichen Kontenrahmen und Vorgaben. Deshalb können die benötigten Einstellungen individuell abgestimmt werden.

Dazu können beispielsweise gehören:

• verwendeter Kontenrahmen
• Erlöskonten
• Debitorenkonten
• Steuerschlüssel
• Beraternummer
• Mandantennummer
• Wirtschaftsjahr
• Buchungszeitraum

Wir unterstützen dich gerne bei der Einrichtung des DATEV-Exports und stimmen die notwendigen Angaben auf Wunsch direkt mit deiner Buchhaltung oder Steuerkanzlei ab.

CRM, Projekte, Rechnungen und DATEV verbinden

Mit dem DATEV-EXTF-Export erweitern wir boxanize° um eine weitere wichtige Funktion für den täglichen Einsatz in Unternehmen.

Du verwaltest deine Kontakte, Projekte, Angebote und Rechnungen in boxanize°. Anschließend übergibst du die relevanten Buchungsdaten strukturiert an deine Finanzbuchhaltung.

Das bedeutet für dich: weniger doppelte Arbeit, klarere Prozesse und mehr Zeit für dein eigentliches Geschäft.

Du möchtest den DATEV-Export in boxanize° nutzen oder hast Fragen zur Einrichtung? Dann melde dich bei uns. Wir unterstützen dich gerne bei der Abstimmung mit deiner Buchhaltung oder Steuerkanzlei.

Wir haben heute unser Newslettersystem um ein weiteres, leistungsstarkes Feature erweitert! Mit boxanize° können nun sowohl Empfänger per Schnittstelle eingespielt werden - als auch Antworten aus dem Kontaktformular (welches auf der Landingpage erstellt werden kann) per Schnittstelle exportiert werden. Dies schafft einen sehr großen Nutzen für alle die, die ein externes Newslettersystem in Ihren Prozess einbinden wollen.

Personen per Schnittstelle ins Newslettersystem übertragen

In boxanize° kannst du Personen aus deiner derzeitige Software per Schnittstelle (API) übertragen. Somit arbeitest du in deinem führenden System ganz gewohnt weiter und hast immer alle aktuellen Daten auch in boxanize°. boxanize° nutzt du also in Zukunft als nützliche Marketingsoftware. Du kannst mit uns abstimmen, welche Daten in welche Felder übertragen werden sollen. Hierbei können wir ganz individuell auf deine Anforderungen eingehen. boxanize° hat bereits umfangreiche Individualisierungsmöglichkeiten - aber wir können noch viel "individueller" wenn du das wünscht. So können wir auch Daten auswerten, berechnen oder verschiedenste Berechnungen vorgelagert ausführen. Nutze uns dabei einfach als deine Softwareagentur und frage bei uns an.

Newslettersystem mit Landingpage und Antwortformular

In boxanize° kannst du Newsletter versenden. Du kannst in dem Newsletter einen Button platzieren, der auf eine Landingpage leitet. Diese Landingpage kannst du ebenfalls eigenständig und ohne Programmierkenntnisse in boxanize° anlegen. Das Beste - auf der Landingpage kannst du ein Formular erstellen. Damit holst du dir die Antoworten die du brauchst! Du kannst Einladungen versenden und Zu- oder Absagen gleich direkt abfragen lassen. Du kannst Umfragen erstellen, diese per Newsletter an deine Kontakte senden und direkt beantworten lassen. Du kannst deine Kontakte zu anstehenden Wartungen anschreiben und einen Auftrag über das Formular einholen. Und es gibt noch zahlreiche weitere Möglichkeiten.

Serienbrief mit Landingpage und Antwortformular

Ja richtig - mit boxanize° kannst du auch Serienbriefe erstellen. Die angeschriebenen Kontakte finden auf dem Serienbrief einen individuellen QR-Code mit dem sie ebenfalls auf die Landingpage gelangen. Wenn du also Kontakt nicht per E-Mail anschreiben willst / darfst, dann könnte der Brief für dich dir bessere Option sein. Mit dieser Funktion kannst du also sogar einen Brief tracken, da jedes Öffnen der Landingpage durch einen Kontakt erfasst wird. Dadurch kannst du noch besser auswerten und handeln.

Die Serienbrief-Funktion gibt es in unserer "Marketing-Box".

Antworten aus Formular per Schnittstelle weiterverarbeiten

Mit unserer neuen Schnittstelle kannst du jetzt auch die Antworten per Schnittstelle abrufen. Das verschafft dir viele neue Möglichkeiten. So können die Antworten oder Ergebnisse aus deiner Umfrage beispielsweise wieder zurück in dein führendes System gesandt werden. Eine andere Möglichkeit ist, dass die Antworten in einer individuellen Erweiterung verarbeitet werden. Dies könnte eine Auswertefunktion in Form einer App sein. Oder es könnte eine andere Software sein, die mit den Ergebnissen arbeitet. Hier sind die Lösungen unendlich.

Gerne unterstützen wir dich bei der Integration von boxanize° in deine Prozesse. Frag einfach jetzt bei uns an!

Mit dem Formular-Generator in boxanize° erstellst du deine Formulare selbst. Und das ganz ohne Programmierkenntnisse. In der Oberfläche legst du die einzelnen Seiten an. Danach fügst du die Fragen hinzu und bestimmst, welche Felder Pflicht sind. Auch Abhängigkeiten lassen sich einbauen. So werden dem Benutzer nur die Fragen angezeigt, die für ihn relevant sind. Zudem können Ausschlusskriterien eingebaut werden. Wer also eine Frage so ausfüllt, die nicht deinen Vorstellungen entspricht, der wird auf eine Ausschluss-Seite geleitet. Damit erhältst du genau die Anfragen, die für deine Aktion wichtig sind.

Verknüpfung mit dem Newsletter-Modul

Besonders praktisch ist die Verbindung mit dem Newsletter-Modul von boxanize°. Das gibt dir die Möglichkeit, alle Abonnenten deines Newsletters dieses Formular zuzustellen. Du kannst aber auch allen "normalen" Personen in unserem CRM den Newsletter zustellen. Das gibt dir zahlreiche Marketing-Möglichkeiten. In dieser Kombination lassen sich Produkte und Dienstleistungen aber auch Termine oder Seminare verkaufen.

Als Werbeagentur, Consultant oder SEO-Agentur lassen sich:

• Wartungspläne verkaufen
• Kampagnen verkaufen
• Interessenten zu Kunden verwandeln

Als Handwerksbetrieb lassen sich:

• Wartungs- und Servicepläne verkaufen
• Zusatzprodukte verkaufen
• Neue Kunden gewinnen

Selektion nach individuellen Merkmalen

Die Zustellung des Mailings lässt sich anhand individueller Merkmale bestimmen. Du kannst beispielsweise allen Personen in unserem CRM ein Mailing zusenden, mit denen du seit mehr als 5 Monaten keinen Kontakt hattest. Oder alle Personen die eine veraltete Version besitzen. Oder alle Personen die Produkt A gekauft haben, Produkt B aber nicht. Das ist ein wirklich starkes Feature in boxnize°, was dir definitiv mehr Umsatz bringt!

Link zur Pressemitteilung: https://www.openpr.de/news/1285981/Mehr-im-Bestand-und-an-Neukunden-verkaufen-mit-zielgerichtetem-CRM-Marketing-von-boxanize.html

Du nutzt WordPress für Deine Website und möchtest Deine Prozesse endlich zentralisieren? Dann ist boxanize° die perfekte Ergänzung. Mit wenigen Klicks verbindest Du Deine WordPress-Seite mit dem leistungsstarken CRM-System von boxanize° – ganz ohne Plugin, komplizierte Schnittstellen oder technischen Aufwand.

Der Clou: Alle Formulare – egal ob Kontaktformular, Newsletter oder Benutzerregistrierung – werden ganz einfach per iFrame eingebunden. So bleibt Deine Website leichtgewichtig, sicher und flexibel.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Dir, wie du die Formulare von boxanize° in WordPress integrierst.

Kontaktformulare direkt ins CRM leiten statt im E-Mail-Chaos

Kennst Du das? Eine Kontaktanfrage über Deine Website landet im Postfach, geht in der Flut anderer Mails unter – und eine Chance auf einen neuen Kunden ist verpasst. Mit boxanize° passiert das nicht.

Du erstellst einfach ein Kontaktformular in boxanize°, bindest es per iFrame in Deine WordPress-Seite ein – und fertig. Jede Anfrage landet dann direkt im CRM, automatisch mit Datum, Uhrzeit und allen Formularfeldern. Du kannst steuer, welcher Mitarbeiter in boxanize° eine ToDo mit der Anfrage erhalten soll.

• Kein Kopieren & Einfügen mehr
• Zentrale Übersicht aller Leads
• Sofortige Weiterverarbeitung (z. B. Aufgaben, Rückrufaktionen, Tags)

Newsletter-Anmeldung, mehr Reichweite, weniger Aufwand

Newsletter sind ein wertvolles Marketinginstrument – wenn Du die Anmeldungen gut verwaltest. Statt externe Tools zu verwenden, kannst Du mit boxanize° direkt eine Newsletter-Anmeldung als Formular anlegen und ebenfalls per iFrame in WordPress einbauen.

Neue Abonnenten werden automatisch im CRM angelegt. Du kannst außerdem einen Abonnenten direkt mit einem vorhandenen Kontakt in boxanize° matchen. Sollte der Abonnent noch kein Kontakt in deinem CRM sein, kannst du ihn direkt zu einem machen.

• DSGVO-konform mit Double Opt-In
• Kein weiteres Tool nötig
• Automatische Listenpflege
• Einfache Einbindung via iFrame
• Unser Newselttersystem bietet dir eine Landingpage mit Antwortformular

Einfacher geht’s kaum – und Du behältst die volle Kontrolle über Deine Daten.

Benutzerregistrierung mit Mehrwert: Daten, die wirklich helfen

Du willst, dass sich Interessenten, Kunden oder Partner direkt über Deine Website registrieren können – z. B. für Beratungen, Webinare oder als Zugang zu einem internen Bereich? Perfekt. Auch das geht mit boxanize° – inklusive cleverer Zusatzfunktionen.

Das Formular wird ebenfalls per iFrame eingebunden, ist also technisch unabhängig von Deiner Website und trotzdem optisch anpassbar. Du kannst beliebig viele Felder verwenden, z. B.:

• Name, E-Mail, Telefonnummer
• Auswahlfelder für gewünschte Leistungen (z. B. Kurse, Beratungen uvm.)
• Textfelder für Fragen oder individuelle Wünsche
• Checkboxen für Einverständniserklärungen

All diese Daten landen direkt in Deinem CRM – strukturiert und sofort nutzbar. Kein Nachfragen mehr, keine unvollständigen Anfragen.Zusätzlich kannst Du automatische Rückmeldungen aktivieren, z. B. eine Bestätigungs-E-Mail oder Follow-up-Tasks für Dein Team.

WordPress + boxanize° = Das perfekte Duo für Dein Business

Mit WordPress und boxanize° verbindest Du das Beste aus zwei Welten: Eine flexible Website und ein professionelles CRM-System. Ob Kontaktformulare, Newsletter oder komplexe Registrierungen – alle Prozesse lassen sich zentral steuern und auswerten.

Und dank der einfachen iFrame-Einbindung ist die technische Umsetzung ein Kinderspiel – ganz ohne Programmierkenntnisse.

Wenn Du Fragen hast oder Hilfe bei der Einrichtung brauchst: Wir von boxanize° bieten dir ein kostenloses Zoom-Meeting an, in dem wir alle deine Fragen direkt beantworten. Jetzt Termin buchen.

Wir haben bereits zahlreiche Newslettersysteme im Einsatz gehabt und kennen Stärken und Schwächen. Mit boxanize° haben wir das Newslettersystem entwickelt, das für die meisten Firmen in Deutschland sicherlich hervorragend geeignet ist. Unser System ist datenschutzkonform, hat pragmatische Lösungsansätze und ist vollumfänglich und natürlich extrem einfach zu bedienen.

Das Newsletter-Anmeldeformular ist individuell erstellbar

Das Anmeldeformular für deinen Newsletter ist in boxanize° natürlich sehr einfach anzulegen. Wir legen immer sehr großen Wert auf eine intuitive Bedienung. Zugleich ist es aber auch wahnsinnig individuell anlegbar. Du kannst das Anmeldeformular entweder super schlank aufbauen – im einfachsten Fall wäre das nur die E-Mail-Adresse. Du kannst das Formular aber auch extrem individuell gestalten. So kannst du natürlich Anrede, Vorname, Nachname etc. abfragen – aber durch unsere Individualfelder geht das noch viel genauer. Du kannst Felder für Freitext, Datum, Zahl, Dropdowns, Radio-Buttons oder Checkboxen anlegen. Somit kannst du also aus einem „schnöden“ Newsletter-Formular ein vollumfängliches Datenabfrage-Formular erstellen. Dies kannst du beispielsweise für neue Kunden bereitstellen und allgemeine und individuelle Abfragen lassen. Ein weiterer Vorteil: Wenn du boxanize° auch als dein CRM verwendest, hast du die individuellen Abfragen auch sofort bei der jeweiligen Person hinterlegt – und – du kannst diese auch über das Formular regelmäßig eigenständig aktualisieren lassen. Die Möglichkeiten sind also riesig!

Einfache Newslettererstellung mit einem modularen System

Du kannst deinen Newsletter denkbar einfach erstellen. Das gesamte Newslettersystem ist modular aufgebaut. Du brauchst eine Überschrift, ein Bild, ein Textfeld – dann füge es einfach mit einem „+“ ein. Die gesamte Erstellung ist intuitiv und für jeden einfach durchzuführen. Dank Variablen kannst du außerem den gesamten Newsletter personalisieren. So kannst du die Anrede, Vorname, Nachname etc. als Variable einsetzen – aber auch individuelle Felder als Variable verwenden. Du kannst beispielsweise einen Punktestand, den eine Person besitzt, im Newsletter ausgeben. Oder du kannst auf ein Datum bezug nehmen – z.B. wann die Person das letzte mal etwas von dir gekauft hat. Das gibt dir zahlreiche Möglichkeiten! Du kannst auch einen Button einfügen und auf eine Website leiten. Mit dem Button kannst du aber auch auf die in boxanize° einfach zu erstellende Landingpage leiten.

Newsletter mit Landingpage erstellen

Mit boxanize° kannst du viele Workflows abbilden. So kannst du eine Landingpage selbst erstellen und mit dem Newsletter darauf verweisen. Das Beste – du kannst auch die Landingpage mit Variablen ausstatten. Das könnten wie gerade genannt persönliche Standard-Daten sein wie Vorname oder Nachname – oder auch individuelle Details wie ein Punktestand, ein Kaufdatum etc.. Die Erstellung der Landingpage ist denkbar einfach. Du kannst mit einem „+“ neue Elemente hinzufügen. Das können Überschriften, Bilder, Texte oder Videos sein. Aber auch Formularfelder können einfach gesetzt werden. Dazu zählen Textfelder, Checkboxen, Dropdowns, etc.. Mit dieser Funktion kannst zu die Personen, die du per Newsletter angeschrieben hast, auf der Landingpage befragen. Das ermöglicht zahlreiche Anwendungsfälle für so ziemlich jedes Unternehmen. Du kannst beispielsweise Wartungspläne an deine Kunden verkaufen die noch keinen besitzen. Oder verkaufe Social-Media-Verträge an Unternehmen aus deinem Bestand. Du kannst auch Kunden, die seit längerer Zeit nichts mehr gekauft haben anschreiben und zum Kauf animieren. Wie gesagt – die Anwendungen sind unzählbar.

Am besten probierst du bozanize° einfach mal kostenlos aus! Bei Fragen oder Anpassungen meldest du dich einfach bei uns. Wir helfen dir gerne bei der Lösung für dein Problem.

In der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt ist es sehr wichtig, Kundenbeziehungen effizient zu verwalten. Hier kommt boxanize° ins Spiel: dein Cloud-basiertes CRM-System aus Deutschland. Dieses übersichtliche CRM (Customer-Relationship-Management) bietet nicht nur eine nahtlose Integration und einfache Handhabung, sondern gewährleistet auch Datensicherheit und Compliance nach deutschen Standards. In diesem Artikel zeigen wir, wie boxanize° dein Unternehmen verbessert. Mit seiner benutzerfreundlichen Oberfläche und intuitiven Lösungen ist boxanize° mehr als nur ein CRM-System; es ist ein wesentlicher Partner im digitalen Zeitalter.

In boxanize° lassen sich übrigens auch Projekte hervorragend verwalten. Und mit der Office-Funktion kannst du Angebote und Rechnungen schreiben. Die Entwicklung und das Hosting erfolgt dabei komplett in Deutschland.

boxanize° wird in Deutschland entwickelt

Die Entwicklung von boxanize° erfolgt in Deutschland. Es gibt viele CRM-Anbieter - aber die meisten Systeme werden in den USA entwickelt. Made in Germany steht traditionell für Qualität und Präzision. Genau das wollen wir bei boxanize° auch dir bieten. Wir entwickeln unser Marketing-System mit den neuesten Techniken und einem sauberen Programmiercode. Durch diese Art der Programmierung können wir die Einhaltung strenger Datenschutzrichtlinien garantieren. Dieses lokale Entwicklungsmodell ermöglicht es uns außerdem, direkt auf die Bedürfnisse und Feedbacks der Nutzer einzugehen. Gleichzeitig stellen wir einen hohen Grad an Datensicherheit und Compliance sicher.

Auch bei individuellen Anforderungen können wir auf die Wünsche unserer Nutzer eingehen. Unsere Lösung ist anpassbar und kann auf Wunsch durch Erweiterungen ergänzt werden. Dadurch können noch individueller auf die Anforderungen eingehen. Durch die Entwicklung in Deutschland sind Umsetzung und Kommunikation einfacher und schneller.

Die CRM-Software mit dem einfachsten Kundenmanagement

boxanize° hebt sich als CRM-Software durch sein unkompliziertes Kundenmanagement hervor. Diese Eigenschaft macht es besonders attraktiv für Unternehmen (KMU), die eine einfache Verwaltung ihrer Kundenbeziehungen anstreben. Mit boxanize° können Nutzer mühelos Kundeninformationen verwalten. In der Kundenhistorie werden alle Vorgänge festgehalten. Auch für das Marketing kann boxanize° hervorragend eingesetzt werden. Der Schwerpunkt liegt aber in der Verwaltung von Kundenbeziehungen. Dazu zählen beispielsweise die Erfassung von E-Mails, Telefonaten oder Terminen. Sämtliche Daten können schnell abgerufen werden - auch mobil. Darüber hinaus ermöglicht die intuitive Benutzeroberfläche von boxanize° selbst CRM-Neulingen einen schnellen Einstieg.

Projektmanagement und Rechnungsstellung

Mit boxanize° hast du nicht nur ein CRM-System. Mit unserer Software kannst du auch Projekte verwalten und Angebote und Rechnungen erstellen. Gerade für mittlere Unternehmen sind dies sehr nützliche Funktionen. Mit boxanize° kannst du also deine "Sales" auch gleich abrechnen. Gerade für Unternehmen die projektbasiert arbeiten ist die besonders wichtig. Zu unseren Kunden zählen z.B. Handwerksbetriebe, Photovoltaik-Betriebe, Agenturen und Dienstleister.

Gerade bei der Zusammenarbeit kann unser System punkten. Im Mittelpunkt stehen dabei Aufgaben (ToDo). Diese können angelegt und einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Eine Aufgabe bezieht sich dabei auf ein Projekt, ein Unternehmen und / oder eine Person. Auf dem Dashboard erscheinen die fälligen Aufgaben. Dadurch hast du maximale Übersicht. boxanize° ist somit kein reines CRM sondern auch ein ERP-System das für KMU (kleine und mittelständische Unternehmen) besonders gut geeignet ist.

Durch das übersichtliche Dashboard können Aufgaben einfach eingesehen werden. Rechnungen kannst du direkt aus dem System versenden. mit diesen Features kannst du zahlreiche Aufgaben automatisieren. Auch kannst du mit boxanize° Workflows in deinen Arbeitsalltag integrieren. Das alles macht Zusammenarbeit einfach und übersichtlich. Probiere unsere Software doch einfach kostenlos aus!

Das CRM-System mit dem Sie Ihre Kontakte auch mobil managen

boxanize° wurde auch für mobile Endgeräte entwickelt. In der heutigen Geschäftswelt ist es sehr wichtig, seine Kontakte und Kundenbeziehungen auch unterwegs zu verwalten. Mit unserer mobilen Anwendung, die auf verschiedenen Endgeräten reibungslos funktioniert, kannst du jederzeit auf wichtige Kundeninformationen zugreifen. boxanize° verbindet somit die Vorteile eines umfassenden CRM-Systems mit der Freiheit und Flexibilität, die das mobile Arbeiten bietet. Somit eignet es sich auch ausgezeichnet für den Vertrieb. Denn gerade hier müssen Informationen oft von unterwegs abgerufen werden.

boxanize° wird in der Cloud und in Deutschland gehostet

boxanize° wird in der Cloud gehostet. Der Standort in Deutschland bietet einen doppelten Vorteil. Erstens ermöglicht die Cloud-Hosting-Lösung den Nutzern einen flexiblen und ortsunabhängigen Zugriff auf ihre CRM-Daten. Dies bedeutet, dass Sie jederzeit und von überall aus auf wichtige Kundeninformationen, Analysen und Tools zugreifen können, solange Sie eine Internetverbindung haben.

Zweitens bietet das Hosting in Deutschland einen Vorteil in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit. Deutschland ist bekannt für seine strengen Datenschutzgesetze. Sie gehören zu den strengsten in der Welt. Durch die Speicherung deiner Daten in deutschen Rechenzentren profitierst du von diesen hohen Datenschutzstandards. Das bedeutet, dass deine Kundendaten und andere sensible Informationen unter dem Schutz der deutschen Datenschutzgesetze stehen. Das ist insbesondere für Unternehmen, die in Europa tätig sind oder europäische Kunden haben, von großer Bedeutung.

Diese Kombination aus Cloud-Flexibilität und strengen deutschen Datenschutzbestimmungen macht boxanize° zu einer attraktiven CRM-Lösung für Unternehmen.

Deutscher Support für deine Fragen

boxanize° bietet einen weiteren entscheidenden Vorteil: Kundensupport auf Deutsch. Dieser lokalisierte Support ist besonders für deutschsprachige Nutzer von großem Nutzen. Er ermöglicht eine einfache Kommunikation bei jeglichen Anfragen oder Problemen. Der deutschsprachige Support stellt sicher, dass es keine sprachlichen Barrieren gibt. Für Unternehmen in Deutschland oder in anderen deutschsprachigen Regionen bedeutet dies, dass sie schnelle und präzise Antworten erhalten.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), in Kraft getreten im Juli 2023, ist eine wesentliche rechtliche Entwicklung in Deutschland. Es ist die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie und hat das Ziel, Personen zu schützen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Kenntnis von Verstößen erlangen und diese melden. Das Gesetz verbietet jede Art von Repressalien gegen Whistleblower und verpflichtet Unternehmen, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten. Diese Regelungen reflektieren einen wichtigen Schritt hin zu mehr Transparenz und Rechtmäßigkeit in Organisationen und bieten einen umfassenden Schutz für Personen, die Missstände aufdecken

Wer gilt als Hinweisgeber? Ein Überblick über geschützte Personen

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) bietet einen weitgefassten Schutz für Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangen und diese melden. Geschützt sind nicht nur aktuelle und ehemalige Beschäftigte, Stellenbewerber und Praktikanten, sondern auch Leiharbeitnehmer. Selbstständige, Freiberufler, Auftragnehmer, Unterauftragnehmer, Lieferanten und deren Mitarbeiter sowie Anteilseigner und Mitglieder von Leitungsgremien fallen ebenfalls unter den Schutz. Interessanterweise können Unternehmen entscheiden, ob ihr Meldeverfahren auch Personen, die in Kontakt zum Unternehmen stehen, aber nicht direkt beschäftigt sind, offensteht. Der Schutz erstreckt sich zudem auf Personen, die Hinweisgeber unterstützen oder in anderer Weise von der Meldung betroffen sind.

Verstöße und Meldungen: Was deckt das Gesetz (HinSchG) ab

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) deckt ein breites Spektrum an Verstößen ab, die von Hinweisgebern gemeldet werden können. Dazu zählen Verstöße gegen Strafvorschriften, die jede Strafnorm nach deutschem Recht umfassen, sowie Ordnungswidrigkeiten, die den Schutz von Leben, Gesundheit, Rechten von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane betreffen, wie z.B. Arbeits- und Gesundheitsschutz oder das Mindestlohngesetz. Weiterhin sind Verstöße gegen Bundes- und Landesrecht, die zur Umsetzung bestimmter EU-Regelungen dienen, sowie gegen direkt geltende EU-Rechtsakte in verschiedenen Bereichen wie Geldwäschebekämpfung, Produktsicherheit, Umwelt- und Strahlenschutz abgedeckt. Zuletzt wurde der Anwendungsbereich auf Äußerungen von Beamten, die gegen die Pflicht zur Verfassungstreue verstoßen, ausgeweitet. Wichtig ist, dass sich die gemeldeten Verstöße auf den Arbeitgeber oder eine andere beruflich relevante Stelle beziehen.

Implementierung von internen Meldekanälen: Eine Anleitung für Unternehmen

Bei der Implementierung interner Meldekanäle im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sollten Unternehmen verschiedene Aspekte beachten:

• Meldekanäle und Meldungsformen: Interne Meldekanäle sollten Meldungen in mündlicher oder in Textform sowie auf Wunsch in persönlicher Weise ermöglichen. Dazu können IT-gestützte Hinweisgebersysteme, E-Mail-Adressen, Whistleblower-Hotlines oder Anrufbeantwortersysteme gehören. Unternehmen sind nicht verpflichtet, anonyme Meldekanäle einzurichten, sollten aber anonyme Meldungen bearbeiten.
• Vertraulichkeit des Hinweisgebers: Die Vertraulichkeit des Hinweisgebers und Dritter muss gewährleistet sein. Dies beinhaltet die Wahrung der Identität der hinweisgebenden Person und der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind.
• Zuständigkeit und Zugriffsrechte: Die Zuständigkeit für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen muss innerhalb des Unternehmens klar bestimmt werden, wobei die Zugriffsrechte sehr eingeschränkt sein sollten.
• Bearbeitungsfristen: Innerhalb von 7 Tagen nach Eingang muss dem Hinweisgeber der Erhalt seiner Meldung bestätigt werden. Innerhalb von 3 Monaten müssen Informationen über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen kommuniziert werden.
• Folgemaßnahmen: Das Unternehmen muss angemessene Maßnahmen ergreifen, wie die Einleitung interner Nachforschungen oder das Ergreifen von Maßnahmen zur Behebung des Problems.
• Dokumentation und Datenaufbewahrung: Alle eingehenden Meldungen müssen dokumentiert und die Daten entsprechend aufbewahrt werden, wobei die Vertraulichkeitspflichten einzuhalten sind​

Anonyme Meldungen durch eine Whistleblower Software

Für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes bieten spezielle Softwarelösungen eine effiziente und sichere Möglichkeit, anonyme Meldungen von Whistleblowern entgegenzunehmen. Solche Whistleblower-Softwaresysteme sind darauf ausgelegt, den Unternehmen zu helfen, den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, indem sie eine Plattform bereitstellen, auf der Mitarbeiter und andere Beteiligte vertraulich und auf Wunsch anonym Missstände melden können.

Diese Systeme zeichnen sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit und die Gewährleistung von Anonymität und Datenschutz aus. Sie ermöglichen es den Hinweisgebern, ihre Bedenken ohne Angst vor Vergeltung zu äußern. Die Software stellt sicher, dass die Identität des Hinweisgebers geschützt bleibt, während gleichzeitig die übermittelten Informationen sorgfältig und professionell bearbeitet werden. Durch die Implementierung einer Whistleblower-Software können Unternehmen nicht nur ihre gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen, sondern auch eine Kultur der Offenheit und des Vertrauens fördern. Sie bieten einen sicheren Kanal, durch den potenzielle Missstände und Probleme frühzeitig erkannt und angegangen werden können, was letztendlich zur Verbesserung der Unternehmensintegrität und -compliance beiträgt.

Die Whistleblower-Box unterstützt Sie bei der Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes

Die "Whistleblower-Box" (https://whistleblower-box.de/) ist unser Partner für die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Diese Softwarelösung ist speziell dafür entwickelt worden, Unternehmen bei der Einrichtung eines sicheren und effektiven Hinweisgebersystems zu unterstützen. Sie besitzt unter anderem Funktionen wie einfachem Meldungsmanagement, anonymen Kommunikationsmöglichkeiten und der Fähigkeit, Maßnahmen zu protokollieren. Dadurch wird es ermöglicht, dass Mitarbeiter, Lieferanten oder andere involvierte Personen vertraulich und auf Wunsch anonym Missstände melden können. Die Software hilft nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Fristen, sondern gewährleistet auch Datenschutz. Sie bietet ein übersichtliches System für die Verwaltung von Meldungen. Dadurch wird ein effektiver Schutz von Hinweisgebern erreicht. Dabei werden gleichzeitig rechtliche und ethische Standards in unternehmen eingehalten.

Welche Unternehmen sind zur Einrichtung eines Hinweisgeberschutzsystems verpflichtet?

Unternehmen, die den Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) folgen müssen, umfassen eine breite Palette von Organisationen. Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten sind verpflichtet, interne Meldekanäle bis spätestens Juli 2023 einzurichten. Dies gilt auch für Unternehmen in bestimmten Branchen, unabhängig von der Mitarbeiterzahl, wie Finanzdienstleistungs- oder Versicherungsunternehmen. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten ist eine verlängerte Frist bis 17. Dezember 2023 vorgesehen. Diese Unternehmen dürfen gemeinsame Meldestellen betreiben. Kleine Unternehmen mit bis zu 49 Beschäftigten sind zwar von der Pflicht zur Einrichtung eines internen Meldekanals ausgenommen, jedoch gelten die Schutzvorschriften des HinSchG, insbesondere der Schutz vor Repressalien, auch in diesen Unternehmen.

In der heutigen digitalen Welt sind Hosting-Dienste unverzichtbar geworden. Egal, ob du ein Freelancer bist oder eine Werbeagentur leitest - die Verwaltung deiner Hostinggebühren sollte absolut einfach und automatisiert erfolgen. Eine automatische Abrechnung dieser Gebühren ist absolut sinnvoll, denn dies erspart dir Zeit und Mühe. In diesem Beitrag erfährst du, warum Hostinggebühren automatisch abgerechnet werden sollten und welche 10 wichtigen Punkte dabei zu beachten sind. Außerdem stellen wir Ihnen unsere Software boxanize* vor, die dir dabei hilft, deine Hostinggebühren und Wartungspläne bequem abzurechnen.

Warum Hostinggebühren automatisch abgerechnet werden sollten:

• Zeitersparnis: Eine automatische Rechnung erstellen zu lassen, bedeutet, dass du dich nicht mehr um manuelle Rechnungsprozesse kümmern musst. Du sparst Zeit, die du stattdessen in deine Geschäftsentwicklung investieren kannst.
• Fehlerreduktion: Manuelle Rechnungsprozesse können fehleranfällig sein. Automatische Abrechnungssysteme reduzieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und sorgen für genauere Abrechnungen.
• Flexibilität: Mit automatischer Abrechnung können Hostinganbieter verschiedene Abrechnungsmodelle anbieten, wie zum Beispiel monatliche, jährliche oder nutzungsabhängige Pläne.
• Skalierbarkeit: Automatische Abrechnungssysteme sind skalierbar und können leicht angepasst werden, um das Wachstum deines Unternehmens zu unterstützen.
• Vereinfachung der Buchhaltung: Eine automatische Rechnung erstellen zu lassen, erleichtert die Buchführung und sorgt für eine bessere Übersicht über deine Finanzen.
• Pünktliche Zahlungen: Automatische Abrechnungen sorgen dafür, dass deine Kunden rechtzeitig zahlen, da die Rechnungen automatisch generiert und verschickt werden.
• Verbesserung der Kundenbeziehungen: Ein automatisches Abrechnungssystem ermöglicht es dir, deinen Kunden einen besseren Service zu bieten, indem du ihnen regelmäßige und genaue Rechnungen zur Verfügung stellst.
• Einfache Integration: Automatische Abrechnungssysteme lassen sich oft leicht in bestehende Softwarelösungen integrieren, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. In boxanize* ist die Abo-Rechnung fest integriert und kann zu jedem Projekt angelegt werden.
• Umweltfreundlichkeit: Durch die Nutzung von automatischen Abrechnungssystemen reduzierst du den Papierverbrauch und leisten so einen Beitrag zum Umweltschutz. Automatisierte Rechnungen werden meist per E-Mail versandt.
• Sicherheit: Moderne automatische Abrechnungssysteme bieten hohe Sicherheitsstandards, um deine Daten und die deiner Kunden zu schützen.

Die Zeiterspartnis durch automatische Abo-Rechnungen wird dich begeistern

Stell dir vor, du könntest den gesamten Prozess der Rechnungsstellung und des Versands automatisieren und so wertvolle Zeit sparen. Mit der Automatisierung von Rechnungen sparst du nicht nur Zeit, sondern erlebst auch einen reibungsloseren und effizienteren Arbeitsablauf. Sobald du einmal deine Rechnungen automatisiert per E-Mail verschickt hast, wirst du diese Funktion nie wieder missen wollen.

Der automatische Versand von Rechnungen gegenüber Rechnungen mit manueller Freigabe kann dir erheblich Zeit einsparen. Die genaue Zeitersparnis hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Anzahl der Rechnungen, die du normalerweise erstellst, der Komplexität der Abrechnung und der Effizienz deiner bisherigen manuellen Prozesse. Dennoch ist es nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen durch die Automatisierung ihrer Rechnungsstellung und des Versands bis zu 90% ihrer Zeit einsparen können.

Neben der Zeitersparnis bietet die Automatisierung von Rechnungen per E-Mail auch weitere Vorteile, wie zum Beispiel:

• Reduzierung von Fehlern: Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung werden menschliche Fehler minimiert, was zu genaueren und konsistenteren Rechnungen führt.
• Verbesserung der Nachverfolgung: Automatisierte Rechnungen sind leichter zu verfolgen und zu verwalten, was den gesamten Abrechnungsprozess übersichtlicher macht.
• Beschleunigung der Zahlungsabwicklung: Da automatisierte Rechnungen sofort erstellt und verschickt werden, erhalten deine Kunden sie schneller und zahlen dementsprechend auch eher.

Sobald du den Komfort der automatischen Rechnungsstellung und des Versands per E-Mail in boxanize* erlebt hast, möchtest du diese Funktion sicherlich nicht mehr missen. Schließlich ermöglicht sie dir, dich auf andere wichtige Aspekte deines Geschäfts zu konzentrieren und trägt dazu bei, dein Unternehmen noch erfolgreicher zu machen.

Anforderungen an wiederkehrende Rechnungen

Wenn du Abo-Rechnungen erstellen möchtest, solltest du einige grundlegende Anforderungen beachten, um sicherzustellen, dass die Rechnungen sowohl für dich als auch für deine Kunden verständlich und rechtlich korrekt sind. Hier sind die wichtigsten Anforderungen, die du bei der Erstellung von Abo-Rechnungen berücksichtigen solltest:

• Vollständige Absenderangaben: Stelle sicher, dass deine Rechnungen deinen vollständigen Namen oder Firmennamen, die Adresse und die Kontaktdaten enthalten.
• Kundeninformationen: Gib die vollständigen Informationen deines Kunden an, einschließlich Name oder Firmenname, Adresse und ggf. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (sofern zutreffend).
• Rechnungsnummer: Jede Abo-Rechnung sollte eine eindeutige und fortlaufende Rechnungsnummer enthalten, um eine lückenlose Nachverfolgung und Archivierung zu gewährleisten.
• Rechnungsdatum: Trage das Datum ein, an dem die Rechnung erstellt wurde.
• Leistungszeitraum: Gib den Zeitraum an, für den die Abo-Gebühr gilt (z. B. monatlich, vierteljährlich, jährlich).
• Leistungsbeschreibung: Beschreibe die Leistungen, die im Rahmen des Abonnements erbracht werden, so genau wie möglich.
• Rechnungsbetrag und Währung: Stelle den zu zahlenden Betrag und die Währung klar dar.
• Steuern: Falls anwendbar, führe die Umsatzsteuer oder andere Steuern separat auf und gebe den entsprechenden Steuersatz an.
• Zahlungsbedingungen: Definiere die Zahlungsbedingungen, wie zum Beispiel das Zahlungsziel oder mögliche Skonti für frühzeitige Zahlungen.
• Zahlungsinformationen: Gib die erforderlichen Informationen für die Zahlung an, wie zum Beispiel Bankverbindung, PayPal-Adresse oder andere Zahlungsdienstleister.
• Ggf. Abo-Kündigungsbedingungen: Informiere deine Kunden über die Kündigungsbedingungen des Abonnements, wie z. B. Kündigungsfristen und -verfahren.

Indem du diese Anforderungen bei der Erstellung deiner Abo-Rechnungen berücksichtigst, stellst du sicher, dass sie sowohl für dich als auch für deine Kunden leicht verständlich sind und den Anforderungen entsprechen. Dies trägt dazu bei, mögliche Missverständnisse zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf der Abrechnung und Zahlung zu gewährleisten.

Achtung: Die Funktion Abo-Rechnung in boxanize* wird gerade entwickelt und steht dir ca. im Dezember 2023 zur Verfügung!